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Information on the Use of Internal Reporting
Employers in the private sector who are required to establish an internal reporting channel under the national acts implementing the Whistleblower Directive are required to provide the appropriate information relating to the use of the internal reporting channel to employees, among others. This document contains this information, that must be provided to the relevant group of people, for which the reporting channel is intended.
Guidelines on Preparing a Whistleblower Policy
Employers in the private sector who are required to establish an internal reporting channel are by national acts implementing the Whistleblower Directive required to keep written documentation for the establishment of the internal reporting channel and the related procedures…
Artikel 30
Gemäß Artikel 30 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) – Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten – sollte ein Protokoll über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Hinweisgebersystems der Organisation geführt werden. Hier ist ein Beispiel dafür, wie eine Aufzeichnung aussehen kann und unterstützen Sie gerne mit der Einhaltung der Datenschutzvorschriften.
Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)
Der im Bundesgesetzblatt veröffentlichte Gesetzestext bietet Einblicke in das am 12. Mai 2023 verabschiedete Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG). Das Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen sowie zur Umsetzung der Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, kann mit allen Details und Ausführungen Ihren Mitarbeitern/Innen jederzeit zur Verfügung gestellt werden.
Anleitung zur Nutzung des Hinweisgebersystems – Whistleblower
Diese Anleitung sollte an alle Personen verteilt werden, die das System nutzen können müssen, wenn sie etwas auf dem Herzen haben, das sie anonym über das Whistleblowersystem melden müssen. Die Anleitung sollte in Ihrem Intranet oder an anderen Stellen veröffentlicht werden, wo sie für diejenigen zugänglich ist, die eine Meldung machen möchten.
Anleitung zur Nutzung des Hinweisgebersystems – Fallbearbeiter
Legen Sie als Fallbearbeiter gleich richtig los. Unser System ist einfach, aber es ist immer gut, wenn man eine Anleitung hat, auf die man sich stützen kann. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Person, die innerhalb des Unternehmens als Fallbearbeiter der Hinweise ausgewählt wurde, die über das System eingereicht werden.
Anleitung zur Nutzung des Hinweisgebersystems – Administrator
Legen Sie als Administrator gleich richtig los. Unser System ist einfach, aber es ist immer gut, wenn man eine Anleitung hat, auf die man sich stützen kann. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Person, die innerhalb des Unternehmens für die Verwaltung des Systems selbst und seiner Zugänge ausgewählt wurde
Leitfaden für die Untersuchung von Whistleblowermeldungen
It is essential that the company has an internal manual for handling whistleblower investigations. Establishing an effective investigation process will promote confidence among staff and other stakeholders that any wrongdoing will be taken seriously and that individuals will be held accountable for their actions. Here is a guide on how to investigate whistleblower reports.
Betriebsvereinbarung
Die Betriebsvereinbarung dient dazu die im Zusammenhang mit der Einführung des neuen Hinweisgebersystems stehenden Ansprüchen auf Unterrichtung des Betriebsrats nachzukommen und eine Vereinbarung zu erzielen.
Anleitung für die Ausarbeitung einer Hinweisgeber-Richtlinie und Beispiel für eine Hinweisgeber-Richtlinie
Das Unternehmen muss zumindest eine Hinweisgeber-Richtlinie und ein schriftliches Verfahren für den Umgang mit Hinweisen ausarbeiten. Hier finden Sie Hilfestellungen zur Erstellung einer Hinweisgeber-Richtlinie und ein Beispiel dafür.
Vertraulichkeitsvereinbarung
Die Vertraulichkeitsvereinbarung (Verpflichtung auf das Datengeheimnis und zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) dient dazu, die Mitarbeiter/Innen, welche Zugang zu den Whistleblowing-Nachrichten haben und Folgemaßnahmen im Unternehmen einleiten, in Ihren Aufgaben zu unterstützen und die gesetzlichen Vertraulichkeitspflichten einzuhalten.
Informationen über die Rechtsgrundlage
Im April 2019 hat das Europäische Parlament eine Hinweisgeber-Richtlinie verabschiedet, die die einzelnen Länder verpflichtet, die Richtlinie umzusetzen. Die Gesetze der einzelnen Länder in diesem Bereich basieren also auf den EU-Vorschriften und sind im Grunde in allen EU-Ländern gleich. Hier finden Sie weitere Informationen über die Rechtsgrundlage.
HinweisgeberInnenschutzgesetz (HSchG)
Das im Rechtsinformationssystem des Bundes veröffentlichte Bundesgesetz bietet Einblicke in das am 25. Februar 2023 in Kraft getretene HinweisgeberInnenschutzgesetz (HschG). Das Bundesgesetz bietet einen besseren Schutz für hinweisgebende Personen und dient als Umsetzung der EU-Richtlinie von 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden. Der Gesetzestext kann mit allen Details und Ausführungen Ihren Mitarbeitern/Innen jederzeit zur Verfügung gestellt werden.
Vorlage zur Information der Mitarbeitenden
Es liegt in der Natur der Sache, dass die Beschäftigten über die Einführung eines Hinweisgebersystems informiert werden müssen. Ebenso wichtig ist es jedoch, dass sie sich bei der Nutzung des Systems sicher fühlen. Aus diesem Grund sollten die Beschäftigten umfassend u. a. über den Zweck des Systems, die Anonymität der Hinweisgebenden, die Gewährleistung der unabhängigen Behandlung von Meldungen und andere wichtige Aspekte informiert werden.