Speak Up! Universe
Vorlage zur Information der Mitarbeitenden
Es liegt in der Natur der Sache, dass die Beschäftigten über die Einführung eines Hinweisgebersystems informiert werden müssen. Ebenso wichtig ist es jedoch, dass sie sich bei der Nutzung des Systems sicher fühlen. Aus diesem Grund sollten die Beschäftigten umfassend u. a. über den Zweck des Systems, die Anonymität der Hinweisgebenden, die Gewährleistung der unabhängigen Behandlung von Meldungen und andere wichtige Aspekte informiert werden.
HinweisgeberInnenschutzgesetz (HSchG)
Das im Rechtsinformationssystem des Bundes veröffentlichte Bundesgesetz bietet Einblicke in das am 25. Februar 2023 in Kraft getretene HinweisgeberInnenschutzgesetz (HschG). Das Bundesgesetz bietet einen besseren Schutz für hinweisgebende Personen und dient als Umsetzung der EU-Richtlinie von 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden. Der Gesetzestext kann mit allen Details und Ausführungen Ihren Mitarbeitern/Innen jederzeit zur Verfügung gestellt werden.
Informationen über die Rechtsgrundlage
Im April 2019 hat das Europäische Parlament eine Hinweisgeber-Richtlinie verabschiedet, die die einzelnen Länder verpflichtet, die Richtlinie umzusetzen. Die Gesetze der einzelnen Länder in diesem Bereich basieren also auf den EU-Vorschriften und sind im Grunde in allen EU-Ländern gleich. Hier finden Sie weitere Informationen über die Rechtsgrundlage.
Anleitung für die Ausarbeitung einer Hinweisgeber-Richtlinie und Beispiel für eine Hinweisgeber-Richtlinie
Das Unternehmen muss zumindest eine Hinweisgeber-Richtlinie und ein schriftliches Verfahren für den Umgang mit Hinweisen ausarbeiten. Hier finden Sie Hilfestellungen zur Erstellung einer Hinweisgeber-Richtlinie und ein Beispiel dafür.
Article 30 record
Pursuant to article 30 of the General Data Protection Regulation, a record must be maintained of the processing of personal data in the organisation’s whistleblower system. We understand the importance of compliance with data protection regulations, which is why our experts help you ensure that you meet all legal requirements. Here is an example of how a record can be designed.
Anleitung zur Nutzung des Hinweisgebersystems – Administrator
Legen Sie als Administrator gleich richtig los. Unser System ist einfach, aber es ist immer gut, wenn man eine Anleitung hat, auf die man sich stützen kann. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Person, die innerhalb des Unternehmens für die Verwaltung des Systems selbst und seiner Zugänge ausgewählt wurde
Anleitung zur Nutzung des Hinweisgebersystems – Fallbearbeiter
Legen Sie als Fallbearbeiter gleich richtig los. Unser System ist einfach, aber es ist immer gut, wenn man eine Anleitung hat, auf die man sich stützen kann. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Person, die innerhalb des Unternehmens als Fallbearbeiter der Hinweise ausgewählt wurde, die über das System eingereicht werden.
Anleitung zur Nutzung des Hinweisgebersystems – Whistleblower
Diese Anleitung sollte an alle Personen verteilt werden, die das System nutzen können müssen, wenn sie etwas auf dem Herzen haben, das sie anonym über das Whistleblowersystem melden müssen. Die Anleitung sollte in Ihrem Intranet oder an anderen Stellen veröffentlicht werden, wo sie für diejenigen zugänglich ist, die eine Meldung machen möchten.