Speak Up! Universe
Information on the Use of Internal Reporting
Employers in the private sector who are required to establish an internal reporting channel under the national acts implementing the Whistleblower Directive are required to provide the appropriate information relating to the use of the internal reporting channel to employees, among others. This document contains this information, that must be provided to the relevant group of people, for which the reporting channel is intended.
Guidelines on Preparing a Whistleblower Policy
Employers in the private sector who are required to establish an internal reporting channel are by national acts implementing the Whistleblower Directive required to keep written documentation for the establishment of the internal reporting channel and the related procedures…
Opas Järjestelmän käyttöön – Ilmoittajat
Tämä opas on jaettava kaikille niille, jotka voivat käyttävää järjestelmää silloin, kun heillä on jotakin, ilmoitettavaa. Se olisi sijoitettava paikkaan, jossa se on helposti saatavilla.
Opas Järjestelmän käyttöön – Ilmoituksen käsittelijä
Aloita tapauspäällikkönä. Järjestelmämme on suoraviivainen, mutta on aina mukavaa, jos sinulla on hieman opastusta, johon nojata – täältä löydät vaiheittaisen oppaan, joka on tarkoitettu sinulle, joka olet nimetty tapausten käsittelijä järjestelmän kautta tulevien pyyntöjen käsittelyyn.
Opas Järjestelmän käyttöön – Ylläpitäjä
Kun aloitat ylläpitäjänä, järjestelmämme käyttö on selkeää. Täältä löydät oppaan, jonka avulla voit hallita itse järjestelmää ja sen käyttöoikeuksia.
Ohjeet ilmoitusten käsittelyyn
It is essential that the company has an internal manual for handling whistleblower investigations. Establishing an effective investigation process will promote confidence among staff and other stakeholders that any wrongdoing will be taken seriously and that individuals will be held accountable for their actions. Here is a guide on how to investigate whistleblower reports.
Tietosuoja Artikla 30
Tietosuoja-asetuksen artiklan 30 mukaan, organisaation ilmoituskanavassa käytettävien henkilötietojen käsittelystä on laadittava seloste. Tässä on esimerkki selosteen laatimisesta.
Opas ilmoituskäytäntöjen laatimiseen ja esimerkki ilmoituskäytännöstä
Yrityksen on säilytettävä kirjallinen dokumentaatio käytössä olevan ilmoituskanavan perustamisesta ja menettelysäännöistä. Yrityksen on vähintäänkin laadittava ilmoituskäytännöt ja kirjalliset ohjeet ilmoitusten käsittelyä varten. Täältä löydät apua Ilmoituskäytäntöjen laatimiseen ja esimerkin sellaisesta.
Malli sidosryhmille tiedottamiseen
Vaikka itse ilmiantojärjestelmän teknisen osan toteuttaminen voi olla suhteellisen yksinkertaista, on olemassa myös muita haastavempia näkökohtia, jotka on otettava huomioon, jotta kanava toimisi. Siksi on tärkeää, että sisäisten ja ulkoisten sidosryhmien kanssa viestitään asianmukaisesti järjestelmän täytäntöönpanon aikana.
Oikeusperustaa koskevat tiedot
Euroopan parlamentti hyväksyi huhtikuussa 2019 whistleblower-direktiivin, joka velvoittaa yksittäisiä maita ottamaan direktiivin käytäntöön. Tätä aihealuetta koskeva lainsäädäntö perustuu siis kussakin maassa EU:n sääntöihin, ja se on periaatteessa sama kaikissa EU-maissa. Täältä löydät lisätietoja oikeusperustasta.
Malli henkilöstökäsikirjan päivittämiseen
Kun otat käyttöön ilmiantojärjestelmän, sinun tulisi myös päivittää yrityksen henkilöstökäsikirja. Olemme liittäneet vinkkejä ja ohjeita käsikirjaa päivittäessäsi.
Malli työntekijöille tiedottamiseen
On tärkeää, että työntekijöille kerrotaan, että olette ottaneet käyttöön ilmiantojärjestelmän. Yhtä tärkeää on kuitenkin, että työntekijät tuntevat olonsa turvalliseksi järjestelmää käyttäessään. Siksi heille tulisi tiedottaa mm. järjestelmän tarkoitus, ilmiantajan nimettömyys, ilmiantojen riippumattoman käsittelyn varmistamisen ja muut tärkeät asiat.