Speak Up! Universe
Malli työntekijöille tiedottamiseen
On tärkeää, että työntekijöille kerrotaan, että olette ottaneet käyttöön ilmiantojärjestelmän. Yhtä tärkeää on kuitenkin, että työntekijät tuntevat olonsa turvalliseksi järjestelmää käyttäessään. Siksi heille tulisi tiedottaa mm. järjestelmän tarkoitus, ilmiantajan nimettömyys, ilmiantojen riippumattoman käsittelyn varmistamisen ja muut tärkeät asiat.
Malli henkilöstökäsikirjan päivittämiseen
Kun otat käyttöön ilmiantojärjestelmän, sinun tulisi myös päivittää yrityksen henkilöstökäsikirja. Olemme liittäneet vinkkejä ja ohjeita käsikirjaa päivittäessäsi.
Oikeusperustaa koskevat tiedot
Euroopan parlamentti hyväksyi huhtikuussa 2019 whistleblower-direktiivin, joka velvoittaa yksittäisiä maita ottamaan direktiivin käytäntöön. Tätä aihealuetta koskeva lainsäädäntö perustuu siis kussakin maassa EU:n sääntöihin, ja se on periaatteessa sama kaikissa EU-maissa. Täältä löydät lisätietoja oikeusperustasta.
Opas ilmoituskäytäntöjen laatimiseen ja esimerkki ilmoituskäytännöstä
Yrityksen on säilytettävä kirjallinen dokumentaatio käytössä olevan ilmoituskanavan perustamisesta ja menettelysäännöistä. Yrityksen on vähintäänkin laadittava ilmoituskäytännöt ja kirjalliset ohjeet ilmoitusten käsittelyä varten. Täältä löydät apua Ilmoituskäytäntöjen laatimiseen ja esimerkin sellaisesta.
Tietosuoja Artikla 30
Tietosuoja-asetuksen artiklan 30 mukaan, organisaation ilmoituskanavassa käytettävien henkilötietojen käsittelystä on laadittava seloste. Tässä on esimerkki selosteen laatimisesta.
Opas Järjestelmän käyttöön – Ylläpitäjä
Kun aloitat ylläpitäjänä, järjestelmämme käyttö on selkeää. Täältä löydät oppaan, jonka avulla voit hallita itse järjestelmää ja sen käyttöoikeuksia.
Opas Järjestelmän käyttöön – Ilmoituksen käsittelijä
Aloita tapauspäällikkönä. Järjestelmämme on suoraviivainen, mutta on aina mukavaa, jos sinulla on hieman opastusta, johon nojata – täältä löydät vaiheittaisen oppaan, joka on tarkoitettu sinulle, joka olet nimetty tapausten käsittelijä järjestelmän kautta tulevien pyyntöjen käsittelyyn.
Opas Järjestelmän käyttöön – Ilmoittajat
Tämä opas on jaettava kaikille niille, jotka voivat käyttävää järjestelmää silloin, kun heillä on jotakin, ilmoitettavaa. Se olisi sijoitettava paikkaan, jossa se on helposti saatavilla.
Guidelines on Preparing a Whistleblower Policy
Employers in the private sector who are required to establish an internal reporting channel are by national acts implementing the Whistleblower Directive required to keep written documentation for the establishment of the internal reporting channel and the related procedures…
Information on the Use of Internal Reporting
Employers in the private sector who are required to establish an internal reporting channel under the national acts implementing the Whistleblower Directive are required to provide the appropriate information relating to the use of the internal reporting channel to employees, among others. This document contains this information, that must be provided to the relevant group of people, for which the reporting channel is intended.